- Voorzitter - O.F. Brouwer
- Harjan Bruining - Wethâlder
Archiefbeheer in Achtkarspelen: Onzichtbare Held van de Gemeente
De gemeenteraad van Achtkarspelen heeft met waardering kennisgenomen van het verslag over de documentaire informatievoorziening van 2018-2019. Het verslag, dat samen met de gemeente Tytsjerksteradiel is opgesteld, biedt inzicht in de stand van zaken van de gemeentelijke archieven en informatiehuishouding.
Politiekverslaggever Rijk de Bat
Tijdens de raadsvergadering van 10 december 2020 stond een ogenschijnlijk technisch onderwerp op de agenda: het verslag over de documentaire informatievoorziening. Hoewel het onderwerp niet direct tot de verbeelding spreekt, benadrukten raadsleden het belang ervan. "Archiefbeheer is de zuurstof van een ambtelijke organisatie," klonk het tijdens het debat. Het verslag, dat onderdeel is van de verplichting van het college van burgemeester en wethouders om elke twee jaar verslag te doen van hun archief- en informatiebeheer, werd met veel lof ontvangen.
Een raadslid merkte op dat archiefbeheer vaak pas opvalt als er iets misgaat. "Als een wethouder verdwenen is en zijn hele mailbox heeft geleegd, dan merk je pas hoe belangrijk goed archiefbeheer is," werd er gegrapt. Toch was de toon van het debat vooral serieus en waarderend. "Alle hulde aan wethouder Bruining," klonk het meermaals. De wethouder kreeg complimenten voor de leesbaarheid van het verslag en de duidelijke verbeterplannen die erin zijn opgenomen.
Wethouder Bruining zelf bleef bescheiden en deelde de lof met zijn team. "Er zit een heel goed team achter dat dit in keurige vorm heeft gemaakt," zei hij. De raad stemde uiteindelijk met een meerderheid voor het voorstel om kennis te nemen van het verslag, zonder verdere zienswijzen in te dienen.
Het debat maakte duidelijk dat, hoewel archiefbeheer misschien niet het meest opwindende onderwerp is, het van cruciaal belang is voor de goede werking van de gemeente. "Je zult er nooit een standbeeld voor krijgen," werd er gezegd, "maar het is wel heel erg belangrijk dat er aandacht aan besteed wordt, ook op het moment dat het goed gaat." Met deze woorden werd het belang van het vaak onzichtbare werk van archiefbeheer nogmaals onderstreept.
Samenvatting van het voorstel
De gemeenteraad van Achtkarspelen heeft op 10 december 2020 besloten om kennis te nemen van het verslag over de documentaire informatievoorziening van 2018-2019, zonder een zienswijze in te dienen. Dit verslag is onderdeel van de verplichting van het college van burgemeester en wethouders om elke twee jaar verslag te doen van hun archief- en informatiebeheer aan de gemeenteraad, zoals voorgeschreven in de Archiefverordening 2020. Het college is verantwoordelijk voor het vaststellen en toezenden van dit verslag aan zowel de gemeenteraad als de provinciale toezichthouder. De verslaglegging, die samen met de gemeente Tytsjerksteradiel is opgesteld, biedt inzicht in de stand van zaken van de gemeentelijke archieven en informatiehuishouding en bevat een verbeterplan om geconstateerde knelpunten aan te pakken. Het doel is om de gemeenteraad in staat te stellen effectief horizontaal toezicht te houden en het college te controleren op de uitvoering van de Archiefwet.