30-11-2023 Controlecommissie
Agendapunt 1 Opening, mededelingen
Agendapunt 3 Rondvraag
Agendapunt 4 Managementletter
Agendapunt 5 Vaststelling verslag 28 september 2023
Agendapunt 6 Actielijst controlecommissie t/m 28 september 2023
Agendapunt 7 Ingekomen stukken
Agendapunt 8 Instellen Rekenkamer Achtkarspelen en vaststellen verordening op de Rekenkamer Achtkarspelen 2024
Samenvatting
Op 14 december 2023 heeft de gemeenteraad van Achtkarspelen besloten om per 1 januari 2024 een onafhankelijke Rekenkamer in te stellen, zoals vereist door de Wet versterking decentrale rekenkamers. Deze wet, die op 1 januari 2023 in werking trad, verplicht alle gemeenten om een onafhankelijke rekenkamer te hebben. Achtkarspelen zal de samenwerking met de gemeente Tytsjerksteradiel voortzetten in de vorm van een personele unie voor de leden van de rekenkamer. De benoemde leden voor een termijn van zes jaar zijn Dhr. G.S.H. Janssen als voorzitter, en Mevr. J.P.M. Vervoort, Dhr. E.A.M. de Swart, en Mevr. T. Clevering als leden. De rekenkamer zal bijdragen aan de controlerende taak van de gemeenteraad door onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid. Na de ontvlechting van de Werkmaatschappij 8KTD zal de samenwerking met Tytsjerksteradiel worden geëvalueerd.
Samenvatting
Op 14 desimber 2023 hat de gemeenteried fan Achtkarspelen besletten om per 1 jannewaris 2024 in ûnôfhinklike Rekkenkeamer yn te stellen, sa't fereaske troch de Wet fersterking decentrale rekkenkeamers. Dizze wet, dy't op 1 jannewaris 2023 yn wurking trad, ferplichtet alle gemeenten om in ûnôfhinklike rekkenkeamer te hawwen. Achtkarspelen sil de gearwurking mei de gemeente Tytsjerksteradiel fuortsette yn de foarm fan in personiele uny foar de leden fan de rekkenkeamer. De beneamde leden foar in termyn fan seis jier binne Dhr. G.S.H. Janssen as foarsitter, en Mevr. J.P.M. Vervoort, Dhr. E.A.M. de Swart, en Mevr. T. Clevering as leden. De rekkenkeamer sil bydrage oan de kontrolearjende taak fan de gemeenteried troch ûndersyk te dwaan nei de doelmatigens, doeltreffendens en rjochtmatigens fan it gemeentlik belied. Nei de ûntflechting fan de Werkmaatskippij 8KTD sil de gearwurking mei Tytsjerksteradiel wurde evaluearre.
-
08 - Raadsvoorstel - Instellen Rekenkamer Achtkarspelen en vaststellen verordening op de rekenkamer Achtkarspelen 2024.pdf analyse dossier
Analyse van het document
Analyse van het voorstel / amendement of motie
Titel en samenvatting:
De titel van het voorstel is "Instellen Rekenkamer Achtkarspelen en vaststellen verordening op de rekenkamer Achtkarspelen 2024". Het voorstel beoogt de oprichting van een onafhankelijke Rekenkamer voor de gemeente Achtkarspelen per 1 januari 2024, in overeenstemming met de Wet versterking decentrale rekenkamers. Het stelt voor om de bestaande samenwerking met de gemeente Tytsjerksteradiel voort te zetten in de vorm van een personele unie. Daarnaast worden vier personen voorgedragen voor benoeming als leden van de Rekenkamer voor een periode van zes jaar.
Oordeel over de volledigheid:
Het voorstel is volledig en gedetailleerd. Het bevat alle noodzakelijke informatie over de achtergrond, de noodzaak van de oprichting, de voorgestelde samenstelling van de Rekenkamer en de samenwerking met Tytsjerksteradiel.
Rol van de raad:
De raad heeft de bevoegdheid om de Rekenkamer in te stellen en de verordening vast te stellen. Daarnaast benoemt de raad de leden van de Rekenkamer.
Politieke keuzes:
De belangrijkste politieke keuze betreft de voortzetting van de samenwerking met Tytsjerksteradiel. De raad moet beslissen of deze samenwerking in de huidige vorm wenselijk is of dat er alternatieven overwogen moeten worden.
SMART en inconsequenties:
Het voorstel is SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) geformuleerd. Er zijn geen duidelijke inconsequenties in het voorstel.
Besluit van de raad:
De raad moet besluiten om de Rekenkamer Achtkarspelen in te stellen, de verordening vast te stellen, de samenwerking met Tytsjerksteradiel voort te zetten en de voorgestelde leden te benoemen.
Participatie:
Er wordt geen specifieke informatie gegeven over participatie van inwoners of andere belanghebbenden in het proces.
Duurzaamheid:
Duurzaamheid is geen relevant onderwerp in dit voorstel, aangezien het zich richt op de oprichting van een controlerend orgaan.
Financiële gevolgen:
Er worden geen specifieke financiële gevolgen genoemd in het voorstel. Het voorstel vermeldt dat de kosten gezamenlijk worden gedragen door de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, maar verdere details over de dekking ontbreken.Dossier vormen
Typ of selecteer een zoekterm, voeg optioneel een of meer alternatieven toe (komma gescheiden) en verfijn de zoekopdracht naar behoefte met extra zoektermen.
Rekenkamer Verordening Tytsjerksteradiel Personele unie Benoeming Wet versterking decentrale rekenkamers Onafhankelijk Onderzoek Gemeentelijk beleid SamenwerkingVerfijning van de zoekopdracht:
Dossier maken
Agendapunt 9 Begrotingswijzigingen december 2023
Samenvatting
Op 14 december 2023 bespreekt de gemeenteraad van Achtkarspelen de voorgestelde wijzigingen in de begroting van 2023. Deze wijzigingen zijn eerder behandeld door de controlecommissie op 30 november 2023. De raad wordt gevraagd akkoord te gaan met diverse aanpassingen, waaronder het toevoegen van bedragen aan de Algemene Reserve en het doorschuiven van niet-benutte posten naar 2024. Ook wordt voorgesteld om in 2024 bedragen uit de Algemene Reserve te onttrekken. Daarnaast worden er wijzigingen in de begroting van 2024 voorgesteld voor specifieke projecten zoals Fiscaliade en de opbouw van de gemeentelijke organisatie. De raad wordt geïnformeerd over de effecten op de bijdrage aan de WM8KTD en besluit geen zienswijze in te dienen op de wijziging van de begroting 2022 van de WM8KTD. Het doel is om de raad gelijktijdig en eenduidig te informeren over de ontwikkelingen, wat leidt tot meer efficiëntie en minder kans op fouten. Na de voorgestelde wijzigingen verbetert het begrotingssaldo van een nadelig saldo van € 259.000 naar een voordelig saldo van € 1.975.000.
Samenvatting
Op 14 desimber 2023 besprekt de gemeenteried fan Achtkarspelen de foarstelde feroaringen yn de begrutting fan 2023. Dizze feroaringen binne earder behannele troch de kontrolekommisje op 30 novimber 2023. De ried wurdt frege akkoart te gean mei ferskate oanpassingen, lykas it tafoegjen fan bedragen oan de Algemene Reserve en it trochskowen fan net-brûkte posten nei 2024. Ek wurdt foarsteld om yn 2024 bedragen út de Algemene Reserve te ûntrekken. Dêrneist wurde der feroaringen yn de begrutting fan 2024 foarsteld foar spesifike projekten lykas Fiscaliade en de opbou fan de gemeentlike organisaasje. De ried wurdt ynformaasje jûn oer de effekten op de bydrage oan de WM8KTD en beslút gjin sicht op te jaan op de feroaring fan de begrutting 2022 fan de WM8KTD. It doel is om de ried tagelyk en iendúdich te ynformearjen oer de ûntwikkelingen, wat liede sil ta mear effisjinsje en minder kâns op flaters. Nei de foarstelde feroaringen ferbetteret it begruttingssaldo fan in negatyf saldo fan € 259.000 nei in posityf saldo fan € 1.975.000.
-
Analyse van het document
Titel en Samenvatting
Titel: Begrotingswijzigingen december 2023
Samenvatting: Het voorstel betreft de goedkeuring van diverse wijzigingen in de begroting van 2023 en 2024 voor de gemeente Achtkarspelen. De wijzigingen omvatten onder andere het toevoegen van bedragen aan de Algemene Reserve, het doorschuiven van niet-benutte posten naar 2024, en het aanpassen van de begroting voor specifieke projecten zoals Fiscaliade en de opbouw van de gemeentelijke organisatie. Daarnaast wordt de raad geïnformeerd over de effecten op de bijdrage aan de WM8KTD en wordt besloten geen zienswijze in te dienen op de wijziging van de begroting 2022 van de WM8KTD.
Volledigheid van het Voorstel
Het voorstel is volledig in de zin dat het gedetailleerd de wijzigingen in de begroting beschrijft en de financiële gevolgen daarvan. Het bevat ook de nodige bijlagen en verwijzingen naar specifieke paragrafen voor verdere details.
Rol van de Raad
De raad heeft de beslissingsbevoegdheid om de voorgestelde wijzigingen in de begroting goed te keuren. Dit omvat het bijstellen van de financiële kaders en het nemen van kennis van de effecten op de WM8KTD.
Politieke Keuzes
De raad moet beslissen over de toewijzing van middelen aan specifieke projecten en het al dan niet goedkeuren van de verschuiving van financiële posten naar het volgende jaar. Dit kan politieke implicaties hebben, afhankelijk van prioriteiten zoals financiële stabiliteit en projectvoortgang.
SMART en Inconsistenties
Het voorstel is specifiek en meetbaar in termen van financiële bedragen en tijdsbestekken. Het is echter minder specifiek over de directe impact van deze wijzigingen op de gemeentelijke doelen. Er zijn geen duidelijke inconsistenties in het voorstel.
Besluit van de Raad
De raad moet besluiten om akkoord te gaan met de voorgestelde begrotingswijzigingen en de bijbehorende financiële verschuivingen en toevoegingen aan de Algemene Reserve.
Participatie
Er is geen sprake van inwoners- of overheidsparticipatie in dit voorstel. Het betreft interne financiële wijzigingen.
Duurzaamheid
Duurzaamheid wordt niet expliciet genoemd als een relevant onderwerp binnen dit voorstel.
Financiële Gevolgen
De financiële gevolgen zijn significant, met een verschuiving van een nadelig saldo naar een voordelig saldo van € 1.975.000 na de wijzigingen. De dekking komt voornamelijk uit de Algemene Reserve en de herallocatie van middelen binnen de begroting.Dossier vormen
Typ of selecteer een zoekterm, voeg optioneel een of meer alternatieven toe (komma gescheiden) en verfijn de zoekopdracht naar behoefte met extra zoektermen.
Begrotingswijzigingen Algemene Reserve WM8KTD Overlopende posten Fiscaliade Harmonisatie Efficiency Kaderstelling Informatievoorziening BegrotingssaldoVerfijning van de zoekopdracht:
Dossier maken
Agendapunt 10 Vaststellen financiële verordening, controleverordening en verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 2023
Samenvatting
Op 14 december 2023 heeft de gemeenteraad van Achtkarspelen besloten om drie verordeningen vast te stellen: de 'Financiële verordening gemeente Achtkarspelen 2023', de 'Controleverordening 2023', en de 'Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 2023'. Deze aanpassingen zijn noodzakelijk vanwege gewijzigde wet- en regelgeving, waarbij met name de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheidsverklaring verschuift van de accountant naar het college. De verordeningen zijn herzien en aangevuld om te voldoen aan de nieuwe eisen. Er is echter een capaciteitsprobleem waardoor er in 2023 en 2024 geen onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid zullen plaatsvinden. Na vaststelling worden de oude verordeningen ingetrokken en de nieuwe gepubliceerd volgens de Wet Elektronische Publicaties.
Samenvatting
Op 14 desimber 2023 hat de gemeenteried fan Achtkarspelen besletten om trije ferordeningen fêst te stellen: de 'Finansjele ferordening gemeente Achtkarspelen 2023', de 'Kontroleferordening 2023', en de 'Ferordening ûndersiken doelmatigheid en doeltreffendheid 2023'. Dizze oanpassingen binne needsaaklik fanwege feroare wet- en regeljouwing, dêr't benammen de ferantwurdlikheid foar de rjochtmatigferklearring ferskoot fan de akkountant nei it kolleezje. De ferordeningen binne herseach en oanfullen om te foldwaan oan de nije easken. Der is lykwols in kapasiteitsprobleem wêrtroch der yn 2023 en 2024 gjin ûndersiken nei doelmatigheid en doeltreffendheid plakfine sille. Nei fêststelling wurde de âlde ferordeningen yntrokken en de nije publisearre neffens de Wet Elektronyske Publikaasjes.
-
10 - Raadsvoorstel - Vaststellen financiële verord., controleverord. en verord. onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 2023.pdf analyse dossier
Analyse van het document
Analyse van het voorstel / amendement of motie
Titel en samenvatting:
Het voorstel betreft het "Vaststellen van de financiële verordening, controleverordening en verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 2023" voor de gemeente Achtkarspelen. Vanwege gewijzigde wet- en regelgeving is het noodzakelijk om de bestaande verordeningen aan te passen. De belangrijkste wijziging is dat vanaf boekjaar 2023 het college, in plaats van de accountant, een rechtmatigheidsverklaring aan de gemeenteraad afgeeft. Dit vereist de toevoeging van nieuwe bepalingen omtrent rechtmatigheid. De verordeningen zijn herzien op basis van beschikbare modelverordeningen en moeten de huidige werkwijze voortzetten.
Oordeel over de volledigheid van het voorstel:
Het voorstel lijkt volledig, aangezien het de noodzaak van de wijzigingen uitlegt, de relevante artikelen van de Gemeentewet noemt, en de stappen beschrijft die moeten worden genomen. Het bevat echter geen gedetailleerde financiële gevolgen of participatie-informatie.
Rol van de raad:
De raad heeft de rol om de voorgestelde verordeningen vast te stellen. Dit is een besluitvormende taak waarbij de raad de wijzigingen moet goedkeuren.
Politieke keuzes:
De politieke keuzes zijn beperkt, aangezien de wijzigingen voortkomen uit gewijzigde wet- en regelgeving. De raad moet echter beslissen of zij akkoord gaat met de voorgestelde wijzigingen en de intrekking van de oude verordeningen.
SMART en inconsequenties:
Het voorstel is specifiek en tijdgebonden, maar mist meetbare en realistische elementen, zoals concrete doelen of evaluatiecriteria. Er zijn geen duidelijke inconsequenties, maar de afwezigheid van capaciteit voor onderzoeken in 2023 en 2024 kan als een tekortkoming worden gezien.
Besluit van de raad:
De raad moet besluiten om de nieuwe verordeningen vast te stellen en de oude in te trekken.
Participatie:
Er is geen informatie over participatie van inwoners of andere belanghebbenden in het voorstel.
Duurzaamheid:
Duurzaamheid wordt niet genoemd als een relevant onderwerp in dit voorstel.
Financiële gevolgen:
Er worden geen specifieke financiële gevolgen genoemd, en er is geen informatie over hoe eventuele kosten worden gedekt. Het voorstel vermeldt dat er geen financiële gevolgen zijn, maar dit kan een punt van zorg zijn gezien de vermelde capaciteitsproblemen voor onderzoeken.Dossier vormen
Typ of selecteer een zoekterm, voeg optioneel een of meer alternatieven toe (komma gescheiden) en verfijn de zoekopdracht naar behoefte met extra zoektermen.
Financiële verordening Controleverordening Doelmatigheid en doeltreffendheid Rechtmatigheidsverklaring Wet- en regelgeving Boekjaar 2023 Aanpassingen Rechtmatigheidsverantwoording Modelverordeningen CapaciteitstekortVerfijning van de zoekopdracht:
Dossier maken
Agendapunt 11 Normenkader 2024 en Jaarplan VIC 2024
Samenvatting
De gemeenteraad van Achtkarspelen heeft op 14 december 2023 besloten om het geactualiseerde Normenkader 2023 en 2024 vast te stellen en kennis te nemen van het Jaarplan VIC 2024. Het Normenkader is een overzicht van relevante wet- en regelgeving die de basis vormt voor de rechtmatigheidsverklaring van de gemeente. Het is essentieel voor de jaarrekeningcontrole en moet jaarlijks worden geactualiseerd. Het Jaarplan VIC 2024 is een uitwerking van de periodieke interne controles en houdt rekening met het geldende Normenkader. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de vaststelling van het Jaarplan VIC, terwijl de raad bevoegd is om het Normenkader vast te stellen. Het doel van deze documenten is om de rechtmatigheid van het financieel handelen van de gemeente te waarborgen.
Samenvatting
De gemeenteried fan Achtkarspelen hat op 14 desimber 2023 besletten om it aktualisearre Normenkader 2023 en 2024 fêst te stellen en kennis te nimmen fan it Jierplan VIC 2024. It Normenkader is in oersjoch fan relevante wet- en regeljouwing dy't de basis foarmet foar de rjochtmatigferklearring fan de gemeente. It is essensjeel foar de jierrekkeningkontrole en moat jierliks wurde aktualisearre. It Jierplan VIC 2024 is in útwurking fan de periodike ynterne kontrolemomenten en hâldt rekken mei it jildende Normenkader. It kolleezje fan boargemaster en wethâlders is ferantwurdlik foar it fêststellen fan it Jierplan VIC, wylst de ried befoegd is om it Normenkader fêst te stellen. It doel fan dizze dokuminten is om de rjochtmatigens fan it finansjeel hanneljen fan de gemeente te wierborken.
-
Analyse van het document
Titel en Samenvatting
Titel: Normenkader 2024 en Jaarplan VIC 2024
Samenvatting: Het voorstel betreft de vaststelling van het geactualiseerde Normenkader 2023 en 2024 en het Jaarplan VIC 2024. Het Normenkader is essentieel voor de rechtmatigheidsverklaring van de gemeente en omvat relevante wet- en regelgeving. Het Jaarplan VIC is een uitwerking van de periodieke controles volgens het meerjarenplan VIC 2021-2024. Het college moet voor het eerst een verklaring afgeven over het financieel rechtmatig handelen voor de jaarrekening 2023, die door een externe accountant wordt getoetst. De raad moet het Normenkader vaststellen, terwijl het college het Jaarplan VIC vaststelt.
Volledigheid van het Voorstel
Het voorstel is volledig in de zin dat het alle noodzakelijke documenten en informatie bevat om een weloverwogen besluit te nemen. Het omvat een geactualiseerd normenkader en een jaarplan, en verwijst naar relevante eerdere besluiten en documenten.
Rol van de Raad
De raad heeft een kaderstellende rol bij het vaststellen van het Normenkader. Dit is een verplichting vanwege gewijzigde wet- en regelgeving. De raad ontvangt het Jaarplan VIC ter informatie.
Politieke Keuzes
De raad moet beslissen of zij instemt met de vaststelling van het geactualiseerde Normenkader en het Jaarplan VIC. Dit omvat het vertrouwen in de voorgestelde kaders en plannen voor rechtmatigheidsverantwoording en interne controle.
SMART en Inconsistenties
Het voorstel is specifiek en tijdgebonden, maar mist meetbare en haalbare elementen. Het is niet volledig SMART, omdat er geen concrete doelen of evaluatiecriteria zijn opgenomen. Er zijn geen duidelijke inconsistenties in het voorstel.
Besluit van de Raad
De raad moet besluiten om het geactualiseerde Normenkader 2023 en 2024 vast te stellen en kennis te nemen van het Jaarplan VIC 2024.
Participatie
Er is geen sprake van inwoners- of overheidsparticipatie in dit voorstel. Het betreft interne gemeentelijke processen.
Duurzaamheid
Duurzaamheid is geen relevant onderwerp binnen dit voorstel, aangezien het zich richt op financiële rechtmatigheid en interne controle.
Financiële Gevolgen
Er zijn geen directe financiële gevolgen of kostenramingen opgenomen in het voorstel. Het richt zich op de vaststelling van kaders en plannen voor rechtmatigheidsverantwoording.Dossier vormen
Typ of selecteer een zoekterm, voeg optioneel een of meer alternatieven toe (komma gescheiden) en verfijn de zoekopdracht naar behoefte met extra zoektermen.
Normenkader 2024 Jaarplan VIC 2024 Rechtmatigheidsverantwoording Externe accountant Interne controles Wet- en regelgeving Controleprotocol 2021-2024 Verbijzonderde Interne Controles Financieel rechtmatig handelen Gemeentelijke verordeningenVerfijning van de zoekopdracht:
Dossier maken